SPOKE Run - zpracování osobních údajů

SPOKE Run – OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Pořadatel: SPOKE, s.r.o.

1. Úvod

Tento dokument vyhotovil pořadatel závodu SPOKE Run (dále jen „závod“) společnost SPOKE, s.r.o. (dále jen „pořadatel“) jakožto správce osobních údajů účastníků za účelem splnění povinností informovat účastníky jakožto subjekty osobních údajů o okolnostech zpracování v rámci jejich účasti v závodu.

Tento dokument se vztahuje na všechny účastníky závodu, kteří se registrovali do závodu a jejichž osobní údaje pořadatel zpracovává v pozici správce osobních údajů. Všem účastníkům a zájemcům o účast v závodu je tento dokument poskytnut prostřednictvím internetových stránek www.spoke.cz/spoke-run a touto formou je jim kdykoli dostupný. 

2. Zpracování osobních údajů účastníků na základě plnění smluvní a zákonné povinnosti

Pořadatel zpracovává osobní údaje účastníků v rozsahu, v jakém je získal při registraci účastníka, tedy jméno, příjmení, rok narození, údaj o pohlaví, e-mailová adresa, telefonní číslo a příslušný sportovní klub.

Účastník bere na vědomí, že zpracování osobních údajů v tomto rozsahu je zpracováním osobních údajů nezbytným pro splnění smlouvy, jejíž stranou je účastník jakožto subjekt údajů, a která byla mezi pořadatelem a účastníkem uzavřena potvrzením účastníkovy registrace. Poskytnutí těchto osobních údajů účastníkem je povinné, přičemž bez těchto údajů nemůže pořadatel plnit své povinnosti vyplývající z účastníkovy registrace, a nemůže tudíž účastníkovu registraci potvrdit nebo ve smluvním vztahu s účastníkem setrvat. 

Účelem zpracování osobních údajů pořadatelem získaných na základě registrace účastníka je vedení evidence účastníků závodu, umožnění jejich účasti v závodu a využití doplňkových služeb, které pořadatel v souvislosti s účastí nabízí, a evidence jejich výsledků v těchto závodech. Účelem zpracování osobních údajů v rozsahu stanoveném právními předpisy o účetnictví je splnění povinnosti pořadatele vést řádně účetnictví a archivovat účetní doklady, a plnění souvisejících daňových povinností. 

Zpracovávané osobní údaje jsou získány přímo od účastníků a jsou pořadatelem zpracovávány po dobu trvání smluvního vztahu s účastníkem (do ukončení účasti účastníka v závodu dle registrace) a po jeho ukončení do doby splnění všech povinností, se smluvním vztahem souvisejícím. Osobní údaje zpracovávané v rámci účetních dokladů jsou pořadatelem zpracovávány v rámci plnění povinnosti archivace účetních dokladů po dobu, stanovenou právními předpisy o vedení účetnictví. 

Osobní údaje účastníka nepředává pořadatel do žádných třetích zemí mimo EU.

3. Zpracování osobních údajů na základě souhlasu účastníka

Odesláním registračního formuláře uděluje účastník pořadateli souhlas se zpracováním jeho osobních údajů v rozsahu: jméno, příjmení, věk a údaj o pohlaví, příslušný sportovní klub. Tyto osobní údaje je pořadatel oprávněn zpracovávat za účelem zaznamenání účasti účastníka v závodu a jeho výsledku (v rámci výsledkových listin). K tomuto účelu je pořadatel oprávněn osobní údaje zpracovávat po dobu 10 let od konání příslušného závodu. Tyto osobní údaje je pořadatel oprávněn zpracovávat v listinné podobě v rámci písemného vyhotovení výsledkových listin, zpřístupněných veřejnosti v místě konání konkrétního závodu až do jeho oficiálního ukončení, a v elektronické podobě v rámci elektronických databází zpřístupněných veřejnosti prostřednictvím internetových stránek pořadatele, a to nejdéle po dobu 10 let od konání příslušného závodu.

Odesláním registračního formuláře uděluje účastník pořadateli souhlas se zpracováním jeho osobních údajů v rozsahu: obrazový záznam (fotografie) a video-záznam účastníka. Tyto osobní údaje je pořadatel oprávněn zpracovávat pro účely dokumentace závodu a zpracování marketingových a prezentačních materiálů, a to ve formě elektronických databází nebo ve formě listinných propagačních materiálů, a to po dobu 10 let od konání příslušného závodu. Záznamy obsahující osobní údaje je pořadatel oprávněn zveřejňovat elektronickou formou na internetových stránkách pořadatele. 

Souhlas se zpracováním osobních údajů je účastník oprávněn kdykoli odvolat, písemnou nebo e-mailovou žádostí zaslanou pořadateli. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním. 

Za účelem propagace závodu je pořadatel oprávněn předat záznamy obsahující osobní údaje provozovatelům veřejných sdělovacích prostředků k jejich zveřejnění v rámci zpravodajství. 

Zpracování osobních údajů dle tohoto čl. 3. je zpracováním osobních údajů prováděným se souhlasem subjektů údajů. Zpracovávané osobní údaje jsou získány přímo od účastníků. Poskytnutí osobních údajů dle tohoto čl. 3. a udělení souhlasu se zpracováním údajů není pro účastníka povinné a je možné jej kdykoliv odvolat.

4. Zpracování osobních údajů nezbytné pro účely oprávněných zájmů pořadatele

Pořadatel je oprávněn zpracovávat osobní údaje účastníků v rozsahu: jméno, příjmení, rok narození, údaj o pohlaví, e-mailová adresa, telefonní číslo a příslušný sportovní klub.

Osobní údaje dle tohoto čl. 4 je pořadatel oprávněn zpracovávat za účelem zasílání obchodních sdělení účastníkům týkajících se závodu a souvisejících služeb pořadatele. Tyto osobní údaje pořadatel zpracovává po dobu 10 let od data poslední registrace účastníka.

Tyto osobní údaje pořadatel zpracovává v elektronické podobě v rámci interních elektronických databází, uložených na datových úložištích pořadatele. Tyto osobní údaje pořadatel může předat třetím stranám k dalšímu zpracování a pro obchodní sdělení těchto stran. 

Zpracování osobních údajů dle tohoto čl. 4. je zpracováním nezbytným pro účely oprávněných zájmů pořadatele jakožto správce osobních údajů, k němuž není zapotřebí souhlasu účastníků jakožto subjektů osobních údajů. Oprávněným zájmem pořadatele je zájem na přímém marketingu vůči účastníkům.

Poskytnutí osobních údajů dle tohoto článku 4. není pro účastníka povinné, přičemž účastník je oprávněn vyloučit toto zpracování v rámci registrace a v každém jednotlivém obchodním sdělení. 

Zasílání obchodních sdělení, zejména povinnost pořadatele poskytnout účastníkům možnost odhlásit se z odběru obchodních sdělení při samotné registraci i v každém jednotlivém obchodním sdělení se řídí samostatnou právní úpravou.

5. Informace o podmínkách zpracování osobních údajů pořadatelem

Pořadatel je oprávněn zpracovávat osobní údaje účastníků manuálně nebo automatizovaně prostřednictvím oprávněných zaměstnanců nebo specializované společnosti v postavení zpracovatele osobních údajů. Osobní údaje budou zpracovávány ve formě zabezpečených databází a budou ukládány v elektronických nebo fyzických složkách s omezeným přístupem třetích osob pouze za souhlasu pořadatele.

Pořadatel zabezpečuje zpracovávané osobní údaje pomocí organizačních, fyzických a softwarových prostředků zabezpečení, zejména prostřednictvím nastavení přístupových práv zaměstnanců k příslušným informačním systémům, fyzickým zabezpečením prostor a datových nosičů a prostředky softwarové ochrany před neoprávněným přístupem k datům prostřednictvím sítě internet. Pravidla ochrany osobních údajů stanoví zvláštní vnitřní předpis pořadatele.

Pořadatel nezpracovává o účastnících žádné zvláštní kategorie (citlivé) osobní údaje.

6. Informace o právech účastníka v rámci zpracování osobních údajů

Účastník má právo požadovat na pořadateli, aby mu poskytl přístup k jeho zpracovávaným osobním údajům ve formě výpisu všech zpracovávaných osobních údajů ve vztahu k jednotlivým účelům zpracování. Účastník je rovněž oprávněn požadovat informaci o zpracovatelích, zpracovávajících na základě dohody s pořadatelem jeho osobní údaje.

V případě, že se účastník domnívá, že pořadatel jeho osobní údaje zpracovává v rozporu s identifikovaným účelem nebo s právními předpisy, je oprávněn na pořadateli požadovat vysvětlení a sjednání nápravy. Zpracovává-li pořadatel nepřesné osobní údaje účastníka, je tento oprávněn požadovat jejich opravu.

Účastník je oprávněn požadovat na pořadateli výmaz jeho osobních údajů, pokud tyto osobní údaje přestaly být potřebné pro vymezené účely zpracování, účastník odvolal svůj případný souhlas se zpracováním osobních údajů a pro toto zpracování neexistuje žádný jiný důvod, anebo kdy účastník vznesl námitky proti zpracování osobních údajů a neexistují žádné převažující důvody pro zpracování.

Účastník je oprávněn požadovat na pořadateli omezení zpracování osobních údajů v případě, kdy účastník popírá přesnost zpracovávaných osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby pořadatel mohl přesnost zpracovávaných údajů ověřit, nebo je zpracování osobních údajů dle účastníka protiprávní a tento odmítá provedení výmazu osobních údajů, nebo pořadatel osobní údaje nepotřebuje pro stanovené účely zpracování, ale účastník je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

V případě, že pořadatel zpracovává osobní údaje účastníka na základě jeho souhlasu, je účastník oprávněn vznést námitku proti zpracování těchto osobních údajů, pokud zároveň uvede důvody, týkající se jeho konkrétní situace. Pořadatel je na základě námitky povinen zpracování údajů ukončit, ledaže prokáže, že důvod zpracování spočívající v ochraně jeho zájmů převažuje nad zájmy a svobodami účastníka.

V případě podezření, že pořadatel zpracovává osobní údaje účastníka v rozporu s právními předpisy nebo se smlouvou nebo nevyhoví-li pořadatel některému z výše uvedených požadavků účastníka, je tento oprávněn podat stížnost dozorovému orgánu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cu).